オンラインで仕事のヒントを共有！リモートチームの生産性を高める短時間アクティビティ
リモートワーク環境では、オフィスで偶発的に生まれていた「隣の席の人にちょっとしたコツを聞く」「休憩中に雑談で便利なツールを知る」といった情報交換が失われがちです。これにより、各自が個別に情報収集を行う必要が生じたり、チーム全体の生産性向上に繋がるナレッジが共有されにくくなったりする課題があります。
この記事では、このような課題に対し、チームメンバーが日々の業務で得た「ちょっとしたヒント」や「便利な工夫」をカジュアルに共有し合うことで、チーム全体の生産性向上とコミュニケーション活性化を目指すオンラインアクティビティをご紹介します。短時間で手軽に実施でき、参加ハードルも低いため、ぜひ貴社チームでも取り入れてみてください。
アクティビティ名：オンライン知恵シェアタイム
概要
チームメンバーが各自の業務経験から得た、効率化や快適化に繋がる「ちょっとしたヒント」や「便利な使い方」を、オンライン会議の場などを活用して順番に共有する短時間のセッションです。専門的な知識や大掛かりな成果発表ではなく、日々の業務で「これ、意外と便利だったよ」「こうしたらもっと効率的だった」といった、誰もが気軽に提供できる情報に焦点を当てます。
期待される効果
- 業務効率・生産性の向上: 他のメンバーのヒントから、自身の業務に役立つ新しい方法やツールの活用法を発見できます。
- チーム内のナレッジ共有促進: 個人の知見がチーム全体の資産となり、知識のサイロ化を防ぎます。
- 相互理解の促進: メンバーそれぞれの仕事の進め方や得意な分野、関心事などを知るきっかけになります。
- カジュアルなコミュニケーション活性化: 発表内容への質問やコメントを通じて、業務に関連した気軽な会話が生まれます。
- 心理的安全性の向上: 「こんな小さなことでも役に立つんだ」という経験が、貢献意欲を高め、発言しやすい雰囲気作りに繋がります。
対象人数目安
5人～15人程度
人数が多い場合は、一人あたりの時間を短くするか、複数回に分けて実施することを検討してください。
所要時間目安
15分～30分程度
一人あたり1～2分の発表時間として計算し、参加人数に応じて調整します。短い時間で区切りよく終えることが継続のポイントです。
準備物
- オンライン会議ツール（Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど）
- （必要に応じて）画面共有用の資料（スクリーンショット、簡単な手順をまとめたメモなど）
- （任意）共有されたヒントを記録するためのツール（共有ドキュメント、チャットツールの特定チャンネルなど）
具体的な実施手順
- 目的のアナウンス: チームメンバーに対し、この時間の目的が「お互いの業務に役立つ、ちょっとしたヒントや工夫をカジュアルに共有し合うこと」であることを明確に伝えます。「すごい成果や大発見でなくても良い」「どんな小さなことでも歓迎」といったメッセージを添え、参加ハードルを下げることが重要です。
- 共有内容の準備（任意）: 事前に「共有したいヒントを一つ考えておいてください」と伝えておくとスムーズです。例としては、「使っているツールの便利機能」「新しいショートカットキー」「集中力を保つためのちょっとした工夫」「おすすめのオンラインリソース」などが考えられます。
- 共有ルールの確認: 一人あたりの発表時間を1～2分に設定し、時間厳守を促します。質疑応答は発表後すぐに簡単に行うか、全員の発表が終わった後にまとめて行うかを事前に決めます。
- 発表: 司会者の進行で、順番に各自が用意したヒントを共有します。画面共有を活用すると、ツールの使い方などを視覚的に伝えやすくなります。発表者は、どんな課題を解決するためにそのヒントを使っているのかを添えると、聞いている側は自分事として捉えやすくなります。
- 質疑応答・コメント: 各発表後、または最後にまとめて質疑応答の時間を設けます。また、「それ良いですね！」「今度使ってみます！」といったポジティブなコメントを促し、和やかな雰囲気を作ります。
- 記録（推奨）: 共有されたヒントは、後からチームメンバーが見返せるように、共有ドキュメント（Confluence, Notionなど）やチャットツールの専用チャンネルなどに記録しておくと、ナレッジが蓄積され、より有効活用できます。
- 終了: 設定した時間内にセッションを終了します。参加への感謝を伝え、次回の実施予定などをアナウンスする場合もあります。
成功のためのポイント
- リーダーが率先して参加・発表する: マネージャーやリーダー自身が楽しんで参加し、自身のヒントを共有することで、メンバーは安心して参加しやすくなります。
- 「大したことなくて良い」のメッセージを強調する: ハードルが高すぎると感じるメンバーもいるため、「どんな小さなことでも、誰かにとっては新しい発見になる」という文化を醸成します。
- ポジティブなリアクションを促す: 発表者に対して、拍手の絵文字を送ったり、「参考になった」「ありがとう」といったコメントを積極的に伝える文化を作ります。
- 定期的に実施する: 月に一度、または週に一度の定例会議の冒頭や終わりに組み込むなど、定期的な習慣にすることで、継続的なナレッジ共有とコミュニケーションの機会が生まれます。
- テーマを設けるバリエーション: 毎回自由なテーマとするのではなく、「特定のツールの便利機能」「情報収集の方法」など、テーマを設けると、より専門的なヒントが集まりやすくなる場合があります。
まとめ
「オンライン知恵シェアタイム」は、短時間で手軽に実施できるにも関わらず、チームの生産性向上、ナレッジ共有、そしてカジュアルなコミュニケーション促進に大きく貢献するオンラインチームビルディングアクティビティです。リモートワークにおける情報共有の課題を感じているチームに特におすすめです。ぜひ、まずは週に一度、15分から試してみてはいかがでしょうか。チームメンバーの持つ「知恵」を集め、より快適で生産的なリモートワーク環境を共に作っていく一歩となるでしょう。